Главная » консалтинг отзывы » Доступ к финансовым функций — должны менеджеры проекта иметь это?

Доступ к финансовым функций — должны менеджеры проекта иметь это?

[ad_1]

"Никто не касается моих счетов!" Заявление часто звучала при планировании реализации интегрированных рабочих расходов и учетных решений в организациях, которые ранее использовались отдельные системы для них. Команды финансов нетерпеливые считают, что никто за пределами своей команды не должен иметь возможности запускать любые расчеты со счетами.

Что с первого взгляда представляет действительную обеспокоенность финансового департамента, тем не менее, во многих случаях это уже преобладает реальность в их текущих процедурах.

Это не проблема, когда менеджеры рабочих мест создают бюджеты на работу или заказ на приобретение, которые не создают публикации в GL. Но руководители проектов часто несут ответственность за создание таких документов, как счета-фактуры по продажам, и направляет их своим клиентам, а не просто разрабатывает их, — тогда финансовый департамент регистрирует эти счета только в своем финансовом программном обеспечении. Подробная информация о том, что эти менеджеры проектов фактически не имеют доступа к записи для финансового программного обеспечения, не меняет того факта, что документы, которые они присылают, юридически обязательное & # 39; обязательными документами и поэтому должны быть записаны в счетах. Если ошибка была сделана в любом из этих счетов-фактур, неверный счет-фактура все-таки должен быть зарегистрирован финансовой группой и быть исправленным, создав кредитную указание и изменен счет-фактуру.

В эту реальность в их текущих системах это будет парадокс для внедрения интегрированной системы с целью упорядочения рабочего процесса и уменьшения дублирования ввода данных, но затем ограничить функциональность, доступ к менеджерам задач, таким образом, возвращая эти преимущества. Именно поэтому многие компании решили предоставить своим руководителям проектов доступ к таким функциям, как AR Invoicing, приняв мер для минимизации возможности ошибок:

Когда программное обеспечение устанавливается сначала, отделы учетных записей способны строить систему таким образом, что публикации в учетные записи находятся под полным контролем программного обеспечения и их нельзя переписать руководителями проектов. Обратившись к примеру счета-фактуры по продаже, обычно это лишь пример установления ссылки на один аккаунт GL для дебетовых операций (дебиторская задолженность или должники) и — в зависимости от государства — один или два для кредитных проводок (Сбыт и налоги *). Если интегрированное программное обеспечение не дает менеджерам проектов возможности перезаписать любой из этих кодов, то есть хороший аргумент для того, чтобы они могли вводить счета-фактуры по продажам.

Если — кроме примера счета-фактуры AR — пользователи также несет ответственность за решение того, какие расходы, & # 39; связанные с приобретением рабочих мест, покрываются этому счету-фактуре, нельзя сказать о предоставлении им доступа к этой части рассылки. На многих предприятиях, использующих отдельные системы учета и рабочих расходов, финансовая команда, в любом случае, спросит менеджеров проекта о деталях того, что и еще не охвачено AR-фактурами (остается в WIP или выходит из него). Поэтому, опять же, если менеджеры проектов ограничиваются перезаписью управляемого системой, ГЛ учитывает затраты на выполнение работ или стоимость продаж, позволяя им решать на уровне работы то, что должно быть передано, увеличит рабочий процесс с риском неправильных позиций.

Там будет конечно же, это всегда индивидуальные случаи пользователей, которые нуждаются — начальное — принудительное финансирование, и финансовая команда должна сохранять общий контроль и ответственность. Там всегда будут человеческие ошибки, но ошибки также могут произойти в подразделениях учета и ошибки могут быть исправлены.

Компании, которые предоставили этот вид доступа к своим руководителям проектов, все испытали рост экономики труда. Финансовые менеджеры могут тратить больше времени на управление финансами, а не на ввод данных, а руководители проектов видят увеличение их ответственности и удовлетворенности работой.

Подытоживая все изложенные выше моменты, ответ на вопрос в заголовке должно быть: Это делает имеет большой смысл при введении интегрированного решения о расходах и учета, чтобы дать пользователям за пределами финансового отдела ограниченный доступ к финансовым функций, если они были изложены в системе и система была создана со строгим контролем над ними. [19659002] * напр Налог с продаж (США) / НДС (Великобритания / Ирландия) / ГСТ (Австралия / Новая Зеландия / Канада)

[ad_2]