Главная » финансы и консалтинг » Как остановить мошенничество с проверкой поставщика

Как остановить мошенничество с проверкой поставщика

[ad_1]

Как известно, с должным внутренним контролем, а также распределением обязанности & # 39; связей, создание нового поставщика или обновления файла Мастера поставщика уменьшат риск мошенничества. Не полагаясь на мошенничество, вы, наверное, довольны текущим процессом обновления. Многие магазины A / P сталкиваются с недавней или ожидаемой системой A / P и действием, вы знаете или которые нарушают статус-кво процесса процесса Мастера поставщика. Для повышения эффективности и производительности программы A / P и закупки полагаются на использование технологий Интернет и интранет для обновления Мастера-поставщика. Использование этих технологий должно давать возможность A / P улучшить внутренний контроль или на самом деле может возникнуть проблемы с внутренним контролем при обновлении мастер-поставщика.

Позвольте мне сначала обратиться до последнего — The Challenge. "По данным недавнего глобального исследования, проведенного PriceWaterhouseCoopers и Университетом Мартина Лютера в Германии, мошенничество с корпорациями в течение последних двух лет увеличилось на 22% … Несмотря на значительные инвестиции в внутренний корпоративный контроль по закону Сарбейнса-Оксли

исследования также отметил, что большинство корпоративных мошенничеств было обнаружено случайными средствами, следовательно, внедрения предварительно усовершенствованного внутреннего контроля поможет только в вашей попытке свести к минимуму ваше влияние на мошенничество, особ ливо если необходимо сохранить целостность мастер-поставщика. Повышение производительности стало одной из проблем для одной компании, чтобы защитить себя от мошенничества. Во время недавнего аудиторского аудита, количество работников A / P уменьшилась, когда компания установила дополнительную интранет-интерфейс, д & # 39; связанную с A / P, которая позволила и санкционировала НЕ A / P сотрудники, чтобы вводить данные счетов-фактур и кодов учетной записи, а также получить доступ к мастеру-поставщика для идентификации номера продавца и тому подобное. Данные были отредактированы для полноты. и для правильного кодирования учетной записи, прежде чем он достигнет применения программы A / P и процессор A / P. Когда счет-фактура и одобрен входной документ были получены в A / P, процессор A / P выполнять свои обычные процедуры обработки и одобрения. То, что привлекло мое внимание к процессу, теперь позволило сотрудникам, которые сейчас выполняли обработку счетов-фактур на переднем плане, чтобы создать нового поставщика в мастер поставщиков.

Хотя вступление нового продавца в мастер-поставщика должен был быть одобрен независимой партией, я почувствовал новый процесс открыл задача A / P для потенциального злоупотребления работниками и мошенников. Несмотря на то, что A / P повысил бдительность над новым процессом, некоторые дополнительные меры, использующих Интернет для защиты от потенциального мошенничества с использованием Мастера-поставщика, были необходимы для некоторых действий, которые я обычно рекомендую моим клиентам.

Я чувствую, что использование Интернета является экономически эффективным и является возможностью контролировать процесс обновления мастера поставщика …. пам & # 39; помня, что меры контроля, принятые любым бизнесом, часто ограничиваются затратами. Поняв, что с ценовой точки зрения невозможно установить контроль, обеспечивает 100% защиту от мошенничества, принятия процесса проверки поставщиков, придаст разумные гарантии против мошенничества, является, пожалуй, лучшим, что может быть достигнуто.

Подтверждение Продавцы

Когда я руководил отделом A / P, мы проверили, что новые поставщики, имеющие значительные платежи впервые, были законными. Также, платежи поставщикам, которые предоставляли только почтовые ящики как разрешение или адрес. Еще во дни к интернету мы использовали D & B и любое другое ручное определение для подтверждения их подлинности — как желтые страницы, телефонные контакты. Однако, на сегодняшний день это намного проще выполнять эту проверку почти каждый новый поставщик, используя Интернет (веб-сайты и желтые страницы), а также в режиме D & B, доступа Гувера и др. Во время моих проверок A / P я всегда рекомендовал этот дополнительный контроль, чтобы защитить моих клиентов от любого потенциального мошенничества.

Why the Front-End Верификация важна

Я привлек это до вашего сведения, поскольку существует множество передних систем AP

Затем работник напечатает печатных письмо, получает одобрение руководства (подписи) на покровном письме, присоединяет счет-фактуру к титульного листа и пересылает пакет к AP для оплаты. В таких интерфейсных системах, где каждое поле AP требует заполнения счет-фактуру, может произойти злость.

Поэтому я считаю, что критически важно иметь определенную проверку поставщика, чтобы предотвратить мошенничество, когда работники могут добавить новых поставщиков. или даже другая компания предназначена сотрудниками. Возможно, вы захотите добавить еще одну отдельную точку проверки поставщика, если вы считаете, что проверка поставщика является ценной за ваш опыт?

Новые указания по подтверждению поставщиков

Я очень рекомендую, чтобы кто-то, кто не был непосредственно вовлечен в установление Поставщик выполняет двойную проверку. Любой поставщик, подает почтовый ящик по адресу и номеру телефона, заслуживает дополнительную проверку. Многие организации не имеют сотрудников для проверки каждого нового поставщика. Сопроводительное таблица содержит Контрольный список новых поставщиков для вашего персонала для выбора новых продавцов для проверки.

Во время проверки нового поставщика один из первых мест для проверки — это желтые страницы. Теперь не каждый законный поставщик рекламирует там. Фактически, в зависимости от вашего бизнеса, вы увидите, что многие это не делает. Если ваш потенциальный новый поставщик не находится на желтых страницах, попробуйте другую базу данных, такую ​​как D & B, Hoovers, Google, Yahoo и др.

Во время проверки перекрестного учета следует хранить информацию о том, где вы нашли информацию о подтверждении. Каждая компания должна будет выбрать критерии, которые они хотят проверить, предметы, которые, по их мнению, лучше защищают их.

One Last Technique

Даже если вы фактически проверяете поставщиков в кредиторская задолженность, вы можете сказать людям, что ты делаешь. Поместите немного на своем материале, говоря, что "Новые поставщики, настроены вне АП, будут проверены AP". Это предупреждение поможет видлякатись от мелкой кражи. Эти мошенники должны быть несколько творческими, если они хотят мошенничество вашей организации.

Аналогичным образом можно создать длинный список проверенных элементов, даже если вы не проверяете все. Это одно место, где вполне приемлемым для кредиторской задолженности меньше 100% честных. С ограниченным числом сотрудников иногда требуется небольшая творческая лицензия.

Что это делает это защита от заговора в рамках процесса, поскольку в идеале лицо, проверяет AP, не является лицом, устанавливает список основных поставщиков. Если ваша организация этого не делает, то ваша организация окажется в виду, что кража поставщиков является одной из самых легких мошенничеств для осуществления.

o критерии проверки поставщика

o Продавцы, чьи счета-фактуры не имеют счетов-фактур

o Продавцы с адресами PO Box

o Любой новый поставщик за определенную сумму доллара

o НЕ счета-фактуры

o Любой счет-фактура без номера телефона

o определенный процент всех новых продавцов

[ad_2]