Главная » консалтинг отзывы » Значение документооборота и управления документацией

Значение документооборота и управления документацией

[ad_1]

Хотя часто пропускают внимание, управления документами играет важную роль в успешном ведении бизнеса. Работа с документами и комп & # 39; Компьютерные данные определяют каждую транзакцию, совершенную вашим бизнесом и хранения всей этой информации организованной и точной является ключом к успеху. Безопасность ваших личных и деловых записей является чрезвычайно важной. Давайте пройдем минуту, чтобы с & # 39; выяснить, как наиболее распространенные угрозы вашей конфиденциальной информации могут предотвратить путем надлежащего управления документами.

Исключение аварий:

Защищая важные документы в безопасной среде, контролируемой климата, вы избегаете риски потерянных, украденных или поврежденных записей. Независимо от того, решите хранить документы самостоятельно, либо арендовать помещения в о & # 39; объекте хранения файлов и вне его, убедитесь, что хранилище является пригодным для такой цели. Хранилища должны быть чистыми, и в идеале, использоваться исключительно для хранения. Хорошее место для хранения не будет обеспечено. Несмотря на то, что шанс потери или повреждения в вашем офисе определенного дня небольшой, много сохранившихся документов очень длительный срок службы. Важные документы — все, начиная от протоколов заседания совета, в медицинских записей, в налоговые и финансовых данных — нужно хранить в течение многих лет, если не на неопределенный срок. Во времена походов, шансы на эти документы были неуместными, повреждены или подвергнуты увеличению.

Предотвращение мошенничества и краже:

Две методы ведения записей — сертифицировано измельчения и хранения вне сайта — направлены на поддержку вашей чувствительности информация защищена. Знали ли вы, что потрясающий процент бухгалтерского и другого мошенничества в США осуществляется компаниями-потерпевшими собственными работниками. Несмотря на распространенное утверждение, большинство мошенничества не предусматривают никакой сложной схемы или сокрытия. Во многих случаях преступники просто нуждаются в дополнительных наличных средств, когда он случается по некоторым финансовыми документами, лежащие в офисе; эти документы содержат информацию, такую ​​как номера кредитных карточек, налоговые идентификаторы, информацию о банковском счете и тому подобное. Независимо, небрежно попадают в него или хранятся аккуратно в бумажных коробках, оставляя такие документы на просторах, является плохой практикой ведения учета. Чтобы исправить ситуацию, рассмотрите возможность хранить свои финансовые и другие конфиденциальные документы в безопасном и безопасном помещении хранилища документов

. Для документов с коротким сроком службы также рассмотрим безопасную службу измельчения. Большинство фирм по управлению документами предлагают определенную сертифицированную службу измельчения. С помощью этого сервиса ваш офис получает бункеры. Просто заполните контейнеры своими ненужными документами, а затем позвоните своей фирме по управлению записями, чтобы они забрали их и заменили контейнеры новыми. Вы можете быть уверены, зная, что ваши конфиденциальные документы будут уничтожены до того, как они попадут в неправильные руки.

[ad_2]