Главная » финансы мира » Десять почтовых этикетных советов для предпринимателей малого бизнеса

Десять почтовых этикетных советов для предпринимателей малого бизнеса

[ad_1]

Несмотря на все экспоненциальные технологические достижения в наших методах общения в течение последнего десятилетия, мне все еще нравится личный ощупь, где я могу взять телефон, чтобы подключить чай с колледжем или клиентом. Тем не менее, электронная почта является, пожалуй, самым желанным способом делового общения, так как мы можем должным образом управлять электронной почтой как предпринимателя? Ниже приведены десять инструкций, которые я учился на своем пути лично, профессионально и пидприемственно.

1) Держи ее коротким, сладким, простым и правильным заголовком ваших электронных писем

Время является сущностью для всех нас. Сохраните себя некоторое время и держите электронные письма коротким, сладким и простым. Вот пример: «Сарре, мне очень понравилось сделать свое знакомство вчера после полудня. Не забудьте должным образом назвать свое электронное письмо в строке темы, чтобы заголовок соответствовал его содержания, например, протокол заседания персонала п & # 39; пятницу поскольку первичный содержание не должно называться "телеконференцией понедельника"

2) всегда поддерживать сердечный, профессиональный тон [19659005] Использовать профессиональный язык и надлежащую грамматику, особенно с теми, с которыми вы регулярно общаетесь: сотрудники, сотрудники, субподрядчики, поставщики и т. Для этого перед отправкой документов установите свой комп & # 39; Компьютер на автоматическую проверку правописания. Я имел приветствовать неудобные чувства и использовать "отель / гостеприимство" язык "как мой лакмусовая тест, как будто я администратором отеля, который проверяет в гостях:" Как я могу вам помочь? "Кроме того, убедитесь, что ваши электронные письма выглядят профессионально. Шрифт из 12-ти черным шрифтом Arial является типичным. Вот пример:" Прикрепленный, пожалуйста найдите документ, который мы обсуждали. Пожалуйста, просмотрите это и дайте мне знать свои мысли.

3) Создать автоматический подпись

Мой адвокат посоветовал мне подписать все мои электронные письма с моим именем, компанией, а также по телефону, факсу, электронной почте и веб-адресу, чтобы не было ошибка в том, что характер корреспонденции — это бизнес, а не личное. Вам может понадобиться конфиденциальное сообщение об отказе (минимум). Обратитесь к своему адвокату с инструкциями по вашей конкретной ситуации.

4) Примите решение по использованию нескольких адресов электронной почты

Мой муж отдает предпочтение одной электронной почте для всей корреспонденции и ее. Я имею личную, рабочую и несколько деловых адресов электронной почты и раздраженно, если кто пересекает эти границы (например, личный друг, который присылает мне электронное сообщение на работе). Если вы решите использовать целевые адреса, вам сначала нужно будет настроить учетные записи и направить общественность таким образом, чтобы они соответствовали вам с помощью любой учетной записи, вы разрабатываете для определенной цели, но тогда вы также должны проверить все эти отдельные учетные записи регулярно вы также можете скрыть копирования копии (BCC) или пересылать электронную почту на тот аккаунт, который вы часто смотрите. Самое главное, что следует памяти & # 39; закладку — не позволять важным корреспонденциям переходить без контроля или без присмотра.

5) Регулярно проверять входящую и исходящую корреспонденцию

Вы можете ввести в свою адресную книгу контактную информацию обычных корреспондентов. Таким образом, вы уменьшаете возможность повторного введения неправильного адреса электронной почты. Подумайте о предоставлении человечности вызова получателю после первой корреспонденции, чтобы он / она знал, что вы прислали электронное письмо таким образом, чтобы ваша корреспонденция не поступала в поле "Спам". Кроме того, вы можете добавить входные адреса в избранное списка контактов, если вы этого хотите. Избегайте случаев, когда ваша критическая корреспонденция не был получен. Регулярно проверяйте электронную почту и быстро отвечайте.

Без оправданных причин задержки попробуйте немедленно ответить на ваши электронные письма. Только вы можете определить, каким образом, в середине вашего беспокойного расписания и газильйонив вещей в вашем списке "делать", это будет выполнено. Установите для себя тест, на электронные письма будут отвечать в течение определенного периода времени. Я однажды пропустил интервью & # 39; ю с журналом национальной репутации, потому что главный редактор помощника прислал мне электронное письмо "info", и запрос поступил прямо в поле "Спам". К тому времени, когда я получил это, было уже поздно. Вопрос уже прошло на прессу, и я пропустил большую рекламу. Не позволяйте это произойти с вами.

6) Расскажите свои электронные письма

Решение, отправлять сообщения по электронной почте, является преимуществом. Лично мне нравится проводить поиск по определенной теме и получать несоответствующие электронные письма, касающиеся конкретной беседы. Неприглядные темы дискуссий — это результат, когда вы и получатель просто отвечают на начальную электронную почту, а не создают новую электронную почту, когда разворачивается разговор.

7) Никто не нужен, не отвечайте на все ListServ. Используйте усмотрению.

ли вы когда-нибудь электронное сообщение от кого-то, кого вы не знаете, RSVPing для вечеринки Джона? Прежде чем нажать клавишу "Ответить всем", подумайте о том, действительно ли необходимо, чтобы все письма-серверы имели ваш ответ; хотя, как и всего остального, я уверен, что существуют исключения из этого правила. Отправить письмо по электронной почте только на основе необходимости знать.

8) Очистка, организация и архивирования электронных писем

На полгода я трачу время для очистки и организации / архивирования моих деловых, личных и рабочих соответствий в электронных папках файлов. Старые сообщения электронной почты, которые вы никогда не пересмотрите в папках «Входящие», «Отправленные» или «Нежелательная почта», займут лишний раз жесткий диск и / или серверный пространство. И памяти & # 39; Помните, как только вы очистите эти папки, очищенная электронная почта будет просто перенесена в папку "Удаленные папки"; то вам придется входить и очистить вашу папку удаленных почтовых сообщений, прежде чем сообщение действительно состоятся.

9) Избегайте электронных спать и смотрите тон ваших писем

Возникают недоразумения, и время от времени нужно делать раз & # 39; объяснения. Тем не менее, сделайте это правилом большого пальца, чтобы избежать "попадания" в него по электронной почте, и вместо того, чтобы выбрать телефон или встретиться лично, чтобы решить сложные или деликатные проблемы. Независимо от того, насколько можно попробовать построить предложение или фразу, чтобы передать свое истинное значение или намерение, это иногда приводит к больший вред, чем добра, и имеет потенциал, который может выйти за пределы контроля. Я понимаю, что двое друзей, которые также имели отношения с консультантом / клиентом, решили спасти как дружбу, так и деловые отношения, сделав время общаться между собой, потому что было слишком много чрезмерно конфиденциального содержания в своих электронных почтовых корреспонденциях. Я знаю еще одну ситуацию, когда ситуация была "неуклюжей" за закрытыми дверями, но пока никакой электронной почты негативного содержания можно было найти где угодно, поскольку все заинтересованные стороны удалили содержание сердечно и до этого момента. Памятник & # 39; Помните, что одним нажатием кнопки электронная почта может быть BCC, переслана третьим лицам или сохранена как постоянная регистрация. Несмотря на то, что иногда случается мнение о том, что пишется письменно, есть некоторые вопросы, которые вы, возможно, очень хотите, намеренно писать. Установите "правила большого пальца" для себя, клиентов, персонала и т.п., чтобы "оставить его чистым».

10) внимательно прочитайте ваши электронные письма при ответе, прежде чем нажать "Отправить"

Есть времена, когда я иногда получаю ответ от кого-то, кто набирает так быстро, что его электронная почта отображается фрагментированной и рассыпан, как он / он был многозадачным и неуклюжим на тот момент, когда он набирал электронную почту. Кроме того, он / она может спросить меня вопрос, ответ которого уже было вложено в мою оригинальную корреспонденцию. Не будь таким парень или гал. Замедляйте, глубоко вдохните, и прежде чем ответить, прочитайте содержание своих сообщений электронной почты.

Сердечно твой,

Мне Шей Брукс-Роллинг

[ad_2]